Các kiến thức về việc thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần lưu ý

1. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

     Các doanh nghiệp khi có nhu cầu thăm dò thị trường, tìm kiếm đối tác hoặc phổ biến thương hiệu sản phẩm dịch vụ của mình tiếp cận đến một khu vực mới thì thường thành lập một văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các chức năng được chỉ định.

     Theo luật doanh nghiệp quy định năm 2014, văn phòng đại diện chính là một đơn vị được doanh nghiệp trực tiếp ủy quyền, đại diện cho hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp và có nghĩa vụ bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện trên và ngoài lãnh thổ Việt Nam, có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

     Với trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện trong nước thì doanh nghiệp cần trực tiếp nộp hồ sơ đến các cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền tại chính địa phương đặt văn phòng đại diện. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ hồ sơ như sau:

           - Thông báo thành lập văn phòng đại diện

           - Bản sao quyết định thành lập và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện

           - 01 bản giấy đề nghị đăng ký thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu)

           - 01 bản sao giấy đăng ký kinh doanh

           - 01 bản sao giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc thẻ căn cước còn thời hạn sử dụng của người đại diện

           - 01 bản giấy ủy quyền

Bước 2: Nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại tỉnh, thành, khu vực thành lập văn phòng đại diện. Trong vòng 3 ngày xem xét kể từ ngày nhận được hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lí do từ chối hoặc cần bổ sung cho doanh nghiệp.    

Bước 3: Trong trường hợp có nội dung thay đổi trong giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì người chịu trách nhiệm pháp luật phải thông báo sự thay đổi đến cơ quan kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi xảy ra.

Một số lưu ý:

- Văn phòng đại diện về mặt pháp luật không phải là một đơn vị kinh doanh nên không được ký kết bất kỳ hợp đồng hay phát sinh doanh thu nào nếu không có sự ủy quyền hợp pháp từ công ty mẹ. Chính vì lí do đó mà văn phòng đại diện không có nghĩa vụ phải tiến hành các thủ tục về thuế cũng như đóng thuế môn bài.

- Vì văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ về mặt hành chính, ký kết hợp đồng nên không cần thiết sử dụng con dấu riêng mà có thể sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

2. Thủ tục thành lập chi nhánh

      Theo luật doanh nghiệp năm 2014 thì chi nhánh là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh cũng phải là ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

       Khác với văn phòng đại diện, việc thành lập chi nhánh cũng có ý nghĩa về mặt thăm dò và mở rộng thị trường, tuy nhiên chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh trong phạm vi mà doanh nghiệp ủy quyền. Khi hạch toán thì chi nhánh có thể hạch toán phụ thuộc và xuất hóa đơn của công ty, trường hợp còn lại là chi nhánh cũng có thể hạch toán độc lập và xuất hóa đơn riêng của chi nhánh. Nhưng không có trường hợp chi nhánh xuất hóa đơn ngược lại cho công ty mẹ.   

     Giống như văn phòng đại diện, công ty cũng có thể thành lập nhiều chi nhánh trong và ngoài nước. Các hồ sơ và thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh cũng tương tự như hồ sơ và thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện.