thủ tục và hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc lần đầu dành cho người lao động năm 2019

      Bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động chính là một trong những trách nhiệm mà mọi doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện và tuân thủ nhằm bảo đảm những quyền và lợi ích hợp pháp mà người tham gia bảo hiểm xã hội được hưởng. Vậy doanh nghiệp phải đăng ký bảo hiểm xã hội ở đâu? Hồ sơ bảo hiểm xã hội bao gồm những gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Đối tượng nào thuộc nhóm tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?

      Theo điều 2, luật Bảo hiểm xã hội được Quốc hội ban hành năm 2014 thì các đối tượng lao động là công dân Việt Nam có quyền tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:

- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;

- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;

- Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

- Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, tổ chức khác và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện là công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên.

      Dựa theo những quy định trên thì những người lao động đang làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp có hợp đồng hoặc chứng chỉ, giấy phép hành nghề đều được tham gia vào bảo hiểm xã hội và được hưởng những quyền lợi của chính sách bảo hiểm xã hội.

2. Các thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu năm 2019

a) Thời gian thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu

      Theo quy định, trong thời gian 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng hoặc hợp đồng có hiệu lực thì doanh nghiệp phải tiến hành nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động. Khi nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp không phải đóng bất kỳ chi phí nào.

b) Chi tiết về hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội

      ž Với người lao động: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, xí nghiệp, doanh nghiệp đang làm việc.

      Hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung giấy tờ chứng minh (nếu có) theo phụ lục 03.

     ž Với doanh nghiệp sử dụng lao động thì hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

      Số lượng hồ sơ là 1 bộ

c) Thủ tục và quy trình đóng bảo hiểm xã hội

Bước 1: Nộp hồ sơ

      - Đơn vị sử dụng lao động và người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH lựa chọn nộp hồ sơ một trong các hình thức sau:

+ Qua giao dịch điện tử;

+ Qua dịch vụ bưu chính công ích;

+ Trực tiếp tại cơ quan BHXH.

      - Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

      Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu và đóng tiếp bảo hiểm xã hội cho người lao động thông qua mạng (tại thành phố Hồ Chí Minh thì thông qua trang web: bhxhtphcm.gov.vn hoặc thông qua tổ chức I-Van qua trang web: baohiemxahoidientu.vn) và các giao dịch điện tử khác.

Bước 2. Nhận kết quả giải quyết:

      Đơn vị sử dụng lao động, người lao động làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơ quan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký.

      Việc cấp sổ BHXH (cấp mới) và cấp thẻ BHYT (cấp mới) sẽ được diễn ra không quá 05 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận được đầy đủ hồ sơ do doanh nghiệp nộp theo đúng quy định.

      Theo định kỳ 06 tháng/lần thì doanh nghiệp có trách nhiệm niêm yết công khai thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động và phải cung cấp thông tin về bảo hiểm xã hội khi người lao động hoặc công đoàn yêu cầu.