Nhà đầu tư nước ngoài cần làm gì để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Trước bối cảnh diễn biến phức tạp của COVID-19 trên toàn cầu làm đình trệ nhiều nền kinh tế, nhưng sức tăng trưởng của Việt Nam vẫn duy trì mạnh mẽ. Điều này đã tạo nên sức hút đối với các doanh nghiệp nước ngoài muốn đổ bộ vào thị trường màu mỡ của chúng ta. Đối với các doanh nghiệp này, thì lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là lựa chọn phổ biến nhất hiện nay. Vì vậy, trong bài viết này G Office sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp đang có ý định tiến vào thị trường Việt Nam, những thông tin liên quan đến quy trình thành lập văn phòng đại diện tại đất nước chúng tôi. Hy vọng rằng nó sẽ giúp ích cho kế hoạch mở rộng của quý doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện được phép hoạt động những gì?

Văn phòng đại diện tại Việt Nam sẽ được phép tham gia vào các hoạt động sau:

1. Thực hiện nghiên cứu thị trường;

2. Làm văn phòng liên lạc của công ty mẹ;

3. Thúc đẩy các hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác dẫn đến hoạt động kinh doanh ở các giai đoạn sau.

Văn phòng đại diện phụ thuộc vào công ty mẹ và không được tự tạo lợi nhuận hoặc ký kết hợp đồng trực tiếp. Họ cũng không được phép xuất hóa đơn.

Quy trình nhà đầu tư cần thực hiện để thiết lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Nhà đầu tư nước ngoài cần những gì để có được giấy phép?

Để đăng ký mở văn phòng đại diện tại Việt Nam nhà đầu tư nước ngoài cần chuẩn bị:

1. Nộp đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện có đóng dấu hoặc xác nhận của công ty;

2. Văn bản bổ nhiệm của Trưởng ban điều hành kèm theo giấy tờ tùy thân và con dấu của công ty;

3. Giấy ủy quyền cho chuyên gia tư vấn nộp hồ sơ;

4. Giấy chứng nhận thành lập Công ty hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty;

5. Báo cáo tài chính của công ty đã được kiểm toán cho năm tài chính gần nhất;

6. Biên bản ghi nhớ (MoU) về việc cho thuê văn phòng hoặc hợp đồng cho thuê;

7. Văn bản quy định quyền hợp pháp của chủ nhà về quyền cho thuê văn phòng.

Đối với các bước từ 1 đến 6, pháp nhân nước ngoài sẽ yêu cầu một bản sao có công chứng của lãnh sự mỗi tài liệu và một bản dịch sang tiếng Việt của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam như Đại sứ quán Việt Nam.

Tại Việt Nam sẽ cần bản sao của mỗi tài liệu và một bản dịch sang tiếng Việt bởi một Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam như Đại sứ quán tại Việt Nam và các văn phòng Ủy ban Việt Nam, các công chứng viên thuộc sở tư pháp, các công ty luật và các cơ quan.

Cũng cần phải có hợp đồng cho thuê đã ký trước khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Nhà đầu tư nước ngoài cần làm gì sau khi nhận được giấy phép?

Các bước kiểm tra sau cấp phép để thiết lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

1. Làm một con dấu cho văn phòng đại diện;

- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

- Hộ chiếu của Trưởng phòng văn phòng đại diện nếu là người nước ngoài hoặc hộ chiếu / CMND nếu Trưởng phòng là người Việt Nam

2. Đăng ký mã số thuế văn phòng đại diện;

- Kê khai đăng ký mã số thuế

- Giấy ủy quyền

- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu

- Chứng chỉ văn phòng đại diện tại Việt Nam

3. Mở tài khoản ngân hàng văn phòng đại diện; và

- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế

- Thư ủy quyền chỉ định những người được ủy quyền ký tài khoản ngân hàng

4. Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty.

Đối với các bước từ 1 đến 3, các tài liệu được công chứng và dịch thuật sẽ được yêu cầu để hoàn tất quy trình.

Mất bao lâu để thiết lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam?

Các nhà đầu tư có thể thiết lập sau 6 - 8 tuần. Chúng tôi khuyên bạn nên thuê một dịch vụ thủ tục doanh nghiệp chuyên nghiệp để thay bạn thực hiện, để giải quyết vô số luật và thủ tục, đảm bảo tất cả các nghĩa vụ tuân thủ được đáp ứng.

Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện có hiệu lực trong 5 năm, nhưng bạn có thể được gia hạn thêm 5 năm tiếp theo.

Bước tiếp theo nhà đầu tư cần làm là gì?

Thuê mướn người lao động, thuế và báo cáo.

Không có giới hạn về số lượng nhân viên địa phương và người nước ngoài mà một văn phòng đại diện có thể thuê nếu việc làm của họ được ghi chép đầy đủ.

Tất cả người lao động nước ngoài thuê, bao gồm cả trưởng đại diện, đều phải có giấy phép lao động. Văn phòng đại diện có thể thuê nhân viên trực tiếp hoặc sử dụng sự hỗ trợ của các cơ quan tuyển dụng.

Văn phòng đại diện không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp Việt Nam (TNDN). Tuy nhiên, công ty có trách nhiệm kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của nhân viên.

Để xác định số thuế phải nộp, văn phòng đại diện phải thực hiện kiểm toán thuế, kiểm tra tất cả các khoản doanh thu và chi phí trong kỳ tính thuế để làm căn cứ kê khai và nộp thuế.

Văn phòng đại diện cũng phải gửi báo cáo hoạt động của năm trước cho Bộ Công Thương (MoIT) trước ngày 30/1 hàng năm.

Nghĩa vụ thuế văn phòng đại diện được xem là cơ sở thường trú

Như đã thảo luận trước đó, văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và hoạt động như một văn phòng liên lạc cho công ty mẹ của nó. Nó không được tham gia vào các hoạt động thương mại hoặc hỗ trợ công ty mẹ trong các hoạt động thương mại của mình tại Việt Nam.

Cơ sở thường trú (PE) được định nghĩa theo luật pháp địa phương cũng như hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) giữa Việt Nam và các quốc gia khác. Nói chung, định nghĩa PE theo DTA được ưu tiên hơn các quy định trong nước.

Nếu một doanh nghiệp nước ngoài muốn chuyển văn phòng đại diện thành PE nhưng đã thực hiện các hoạt động theo luật pháp địa phương, điều đó có thể kích hoạt rủi ro cấp phép. Do đó, các doanh nghiệp nước ngoài cần đảm bảo rằng văn phòng đại diện của họ thực hiện các hoạt động theo các hướng dẫn của DTA. Ngoài ra, nếu văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động nằm ngoài phạm vi của mình, nó có thể phải chịu thêm thuế tại Việt Nam.

Để tránh mọi rủi ro về giấy phép hoặc thuế trong trường hợp văn phòng đại diện được coi là PE, các doanh nghiệp nên hạn chế để văn phòng đại diện của họ tham gia vào các hoạt động mua bán giữa hai bên hoặc bất kỳ hoạt động nào khác tạo ra doanh thu.

Các nhà đầu tư nước ngoài muốn thiết lập sự hiện diện tại Việt Nam nên sử dụng dịch vụ của các cố vấn địa phương đã đăng ký, những người có thể đảm bảo quá trình thiết lập của họ là chính xác đồng thời tuân thủ các DTA có liên quan và các quy định của địa phương.

Mất thời gian bao lâu cho quá trình thiết lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam?

- Đơn xin Giấy phép Hoạt động: 15 ngày làm việc

- Đăng ký con dấu văn phòng đại diện: 7 ngày làm việc

- Đăng ký mã số thuế văn phòng đại diện: 10 ngày làm việc

- Đăng ký tài khoản ngân hàng: 20 ngày làm việc

- Tuyên bố sử dụng lao động*: 1 ngày làm việc

- Người lao động đăng ký quỹ bảo hiểm xã hội*: 1 ngày làm việc

- Đăng ký Công đoàn*: 1 ngày làm việc

(* Nếu thuê nhân viên mới)

Như vậy, tổng thời gian cho toàn bộ quá trình là khoảng 55 ngày, tuy nhiên nếu bạn là một người không có kinh nghiệm trong xử lý các thủ tục pháp lý, bạn sẽ có thể mất thời dài nhiều hơn con số trên. Vậy nên, lựa chọn thuê dịch vụ thủ tục doanh nghiệp làm thay là một phương án tối ưu nhất tiết kiệm thời gian và đôi khi là cả chi phí.