Con dấu công ty là gì?

Tại Việt Nam, con dấu công ty chính thức được sử dụng để làm giấy tờ ủy quyền hợp pháp. Con dấu có giá trị pháp lý đối với mọi văn bản, giấy tờ do công ty, tổ chức, cơ quan ban hành. Bất kỳ một loại giấy tờ hay tài liệu nào thể hiện hành động chính thức của một công ty mà chỉ có chữ ký của Tổng giám đốc vẫn bị coi là không đủ. Thật vậy, việc sử dụng con dấu của bất kỳ tổ chức, công ty nào tại nước ta là điều tối cần thiết.

Con dấu công ty là gì?

Ở nước ta, con dấu công ty được coi là chữ ký cá nhân của công ty và được sử dụng để chứng thực bản chất của các tài liệu và chứng minh nguồn gốc chính thức của chúng. Chúng chủ yếu được sử dụng cho các tài liệu giao dịch của một công ty hoặc bất kỳ tài liệu chính thức nào khác. Công ty phải chịu trách nhiệm về nội dung và việc sử dụng con dấu của mình. Con dấu tồn tại ở một trong bốn hình thức: con dấu mực, con dấu nổi, con dấu mini (mực/dấu nổi) hoặc một con dấu được in trên sáp niêm phong.

Con dấu phải bao gồm: logo, tên riêng của công ty và số đăng ký công ty (số được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh). Ngay sau khi con dấu được khắc, để có giá trị chính thức, công ty gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đăng tải mẫu con dấu công ty trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hầu như không có yêu cầu hoặc hạn chế nào khác về phương tiện mà một công ty có thể thiết kế con dấu của mình. Luật Doanh nghiệp có các quy định về việc công ty quyết định xác định chất lượng của con dấu (hình thức, kích thước, nội dung, màu mực) và số lượng của con dấu, ngoài ra, hiệu lực của con dấu có thể được coi là vô thời hạn.

Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ và Nghị định 31/2009/NĐ-CP ban hành vào tháng 8 năm 2001 và tháng 4 năm 2009, mỗi công ty, tổ chức chỉ được phép sử dụng một con dấu. Trường hợp công ty, tổ chức cần con dấu khác có nội dung trùng với con dấu thứ nhất thì con dấu thứ hai phải có dấu đặc trưng, ​​khác biệt với con dấu gốc. Mực cho tất cả các con dấu phải có màu đỏ. Bộ Công an là cơ quan chức năng có quyền cấp giấy phép khắc dấu, thống nhất quy định mẫu con dấu và quản lý hoạt động khắc dấu.

Tháng 11/2014, đề xuất bỏ quy định bắt buộc sử dụng con dấu doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch nhằm giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tránh phát sinh tiêu cực như mất con dấu hoặc sử dụng sai con dấu. Theo khảo sát của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), 50% doanh nghiệp đồng ý bỏ con dấu doanh nghiệp, trong khi khoảng 28% đồng ý giữ nguyên quy định về con dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định công ty phải có con dấu riêng vẫn được duy trì, với một số thay đổi.

Sau đó, Quốc hội Việt Nam đã ban hành Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2015. Kể từ ngày đó, các công ty có quyền tự do quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của mình. rằng nội dung của con dấu hiển thị tên và số ID của công ty.

Theo sửa đổi mới nhất của bộ Luật Doanh nghiệp, đã có hiệu lực vào tháng 1 năm 2021, thì các doanh nghiệp không cần phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh (BRA) về mẫu con dấu công ty. Các doanh nghiệp khác được phép quyết định về loại, số lượng, hình thức và nội dung của con dấu mà không cần thông báo cho BRA.

Nghị định số 96/2015/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn sử dụng con dấu công ty. Tuy nhiên, nó chỉ áp dụng cho các công ty được thành lập theo Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư. Các đơn vị được thành lập theo luật khác (như ngân hàng, công ty chứng khoán, công ty luật, v.v.) vẫn phải tuân theo quy định trước đây. Cho đến tháng 11 năm 2014, con dấu của hầu hết các tổ chức được điều chỉnh bởi Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Trong hai năm 2014 và 2016, có hai nội dung sửa đổi lớn về quy tắc tổ chức con dấu được đưa vào Luật Doanh nghiệp mới 2014 và Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ.

Một số lưu ý khi sử dụng con dấu công ty

- Việc đóng con dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền bị cấm và do đó, điều cấm này ngụ ý rằng chỉ người có quyền nhân danh công ty mới có quyền sử dụng con dấu của họ. Theo nguyên tắc chung, con dấu phải được cắt ngang 1/3 với chữ ký của Người đại diện theo pháp luật của công ty.

- Con dấu công ty khi được đóng trên bất kỳ một văn bản nào mà không có chữ ký của người được ủy quyền hay là đóng trên trang giấy trắng thì đều vô hiệu.

- Nếu hồ sơ có nhiều trang thì đóng dấu cắt ngang chữ ký, giả sử tình huống chữ ký ở trang cuối thì trên các mép của tất cả các trang trước đó phải được đóng dấu và con dấu được đóng ở hai mép bên trái hoặc bên phải. Nếu một tài liệu bao gồm nhiều hơn một trang, nó thường mang dấu hiệu bắc cầu hoặc tính toàn vẹn giữa các trang.

- Con dấu vẫn phải được quản lý bởi ban lãnh đạo cao nhất của công ty và được giữ tại văn phòng của công ty. Chỉ người quản lý cấp cao mới được phép mang con dấu ra ngoài trụ sở và phải xây dựng quy chế nội bộ về quản lý và sử dụng con dấu.

- Bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào được thành lập ở nước ngoài nhưng có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam được coi là một tổ chức phi kinh tế. Vì vậy, trước khi sử dụng con dấu của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam để kiểm tra nội dung con dấu và xác nhận giá trị của con dấu theo quy định của pháp luật Việt Nam. Ví dụ: hoa văn, hình ảnh, từ ngữ, nội dung nói chung không được phản cảm về lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục Việt Nam. Điều quan trọng cần lưu ý là công ty nước ngoài có thể xin con dấu công ty tại Việt Nam.

G Office - Nhà cung cấp dịch vụ thủ tục doanh nghiệp uy tín tại TPHCM

Những doanh nhân muốn thành lập công ty mới thường sẽ khá bối rối và gặp khó khăn với vấn đề đăng ký thành lập doanh nghiệp, nếu họ không có kinh nghiệm và không quá am hiểu về Luật Doanh nghiệp. Vì vậy, G Office mang đến cho quý doanh nhân một giải pháp vô cùng thiết thực, đó chính là dịch vụ làm thủ tục thành lập công ty.

Chúng tôi cung cấp cho quý doanh nhân một dịch vụ trọn gói bao gồm các hạng mục:

- Tư vấn: đặt tên công ty, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ công ty;

- Xin cấp GPKD, mã số thuế (mã số doanh nghiệp);

- Làm thủ tục phát hành con dấu tại sở KH&ĐT;

- Khắc Con dấu tròn công ty.

G Office đảm bảo rằng tất cả các thủ tục sẽ được hoàn tất tròn vẹn khi bàn giao cho quý doanh nghiệp với cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin, giá thành hợp lý và thời gian nhanh chóng. 

Dịch vụ của chúng tôi đã có 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này và nhận được sự tin tưởng lựa chọn của nhiều công ty cả trong và ngoài nước. Vì vậy, quý doanh nhân hoàn toàn có thể an tâm khi sử dụng dịch vụ của G Office.

Liên hệ ngay SĐT: 028 222 00 966 để được tư vấn chi tiết nhất!