CHECKLIST 10 VIỆC DOANH NGHIỆP CẦN LÀM TRONG 6 THÁNG ĐẦU SAU KHI THÀNH LẬP

Trang chủ > Tin tức & Sự kiện

CHECKLIST 10 VIỆC DOANH NGHIỆP CẦN LÀM TRONG 6 THÁNG ĐẦU SAU KHI THÀNH LẬP

6 tháng đầu sau khi thành lập là giai đoạn quyết định, đặt nền móng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai. Theo thống kê của Tổng cục Thuế, mỗi năm có đến 65% doanh nghiệp mới thành lập bị xử phạt hành chính trong năm đầu hoạt động do không tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Nhiều chủ doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh mà bỏ sót những thủ tục pháp lý quan trọng, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như:

Bị xử phạt hành chính từ 2-20 triệu đồng
Bị truy thu thuế và phạt chậm nộp
Bị khóa mã số thuế hoặc đình chỉ hoạt động
Gặp khó khăn khi giao dịch với đối tác, ngân hàng

Dưới đây là 10 hạng mục cần chuẩn hóa ngay trong 6 tháng đầu, kèm hướng dẫn thực tế và lưu ý pháp lý dành cho chủ doanh nghiệp mới thành lập:

1. Đăng ký ngành nghề đúng thực tế hoạt động

Vấn đề thực tế

Nhiều doanh nghiệp mới sao chép ngành nghề mẫu mà không hiểu rõ phạm vi hoạt động, dẫn đến tình trạng kinh doanh ngoài ngành đã đăng ký.

Hậu quả có thể xảy ra

Bị từ chối xuất hóa đơn cho hoạt động kinh doanh ngoài ngành
Bị xử phạt hành chính từ 5-15 triệu đồng
Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh

Giải pháp

Rà soát toàn bộ hoạt động kinh doanh thực tế và dự kiến trong tương lai
Đăng ký bổ sung ngành nghề (nếu cần) trong vòng 10 ngày làm việc
Lưu ý các ngành nghề có điều kiện cần giấy phép đặc biệt

2. Soạn thảo và ban hành đầy đủ hệ thống văn bản nội bộ

Các văn bản cần có

Điều lệ công ty chuẩn
Quy chế tài chính, quy trình phê duyệt chi tiêu và hợp đồng
Quy định sử dụng con dấu và các tài sản trí tuệ
Biên bản góp vốn, danh sách cổ đông/thành viên

Đây là "tấm khiên" pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước:

Tranh chấp nội bộ giữa các thành viên góp vốn
Rủi ro khi thanh tra, kiểm tra
Xử lý các tình huống phát sinh không lường trước

Thời hạn thực hiện: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3. Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lao động và BHXH

Yêu cầu pháp lý:

Đăng ký tài khoản giao dịch BHXH điện tử trong vòng 30 ngày sau thành lập
Đóng BHXH đầy đủ cho người lao động có HĐLĐ từ 01 tháng trở lên
Khai báo lao động đúng số lượng thực tế

Mức xử phạt nghiêm khắc:

Phạt từ 500.000đ - 2.000.000đ/người lao động không khai báo
Truy thu toàn bộ số tiền BHXH phải đóng và phạt chậm nộp (kèm lãi suất)
Trường hợp nghiêm trọng có thể bị khởi tố hình sự

4. Thiết lập hệ thống kế toán chuyên nghiệp từ ngày đầu

Yêu cầu theo quy định:

Lập chứng từ kế toán đầy đủ cho mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ghi sổ kế toán theo quy định (thủ công hoặc phần mềm)
Lập báo cáo tài chính định kỳ đúng thời hạn

Lợi ích của việc có hệ thống kế toán chuyên nghiệp

Tối ưu chi phí thuế hợp pháp
Kiểm soát tốt dòng tiền và tài chính doanh nghiệp
Sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm tra
Chuẩn bị nền tảng cho việc mở rộng quy mô, gọi vốn

Lựa chọn phù hợp

Đối với doanh nghiệp nhỏ: Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài
Đối với doanh nghiệp vừa và lớn: Kết hợp kế toán nội bộ và đơn vị tư vấn

5. Tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử

Thời điểm bắt buộc

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được cấp mã số thuế
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế quản lý
Bắt đầu sử dụng HĐĐT khi phát sinh giao dịch bán hàng/dịch vụ

Rủi ro nếu không tuân thủ

Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Bị từ chối chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN

6. Chuẩn hóa hệ thống hợp đồng đầu vào - đầu ra

Các yếu tố bắt buộc trong hợp đồng

Thông tin đầy đủ, chính xác về các bên (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện)
Nội dung công việc, sản phẩm/dịch vụ cụ thể
Giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán
Thời hạn thực hiện
Quyền và nghĩa vụ của các bên
Điều khoản phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp

Tầm quan trọng với thuế

Hợp đồng chuẩn mực không chỉ đảm bảo giao dịch an toàn mà còn là cơ sở để:

Chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế TNDN
Hóa đơn được khấu trừ khi kê khai thuế GTGT
Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch kinh doanh

Lưu ý quan trọng

Thường xuyên rà soát và cập nhật mẫu hợp đồng theo quy định mới
Đặc biệt chú ý với hợp đồng quốc tế, hợp đồng với cá nhân
Lưu trữ có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần

7. Duy trì kỷ luật báo cáo thuế ngay từ đầu

Nghĩa vụ báo cáo định kỳ

Tờ khai thuế GTGT: hàng tháng hoặc quý (tùy phương pháp)
Tờ khai thuế TNDN tạm tính: hàng quý
Báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN: hàng năm
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: hàng quý

Cảnh báo nghiêm trọng

Theo thống kê của Tổng cục Thuế, hàng nghìn doanh nghiệp bị KHÓA MÃ SỐ THUẾ mỗi năm chỉ vì không nộp tờ khai thuế 1-2 quý đầu tiên, dù chưa phát sinh doanh thu.

Hậu quả của việc không báo cáo đúng hạn

Phạt chậm nộp tờ khai: từ 1-8 triệu đồng
Phạt chậm nộp thuế: 0,03% mỗi ngày chậm nộp
Bị cưỡng chế thuế: phong tỏa tài khoản, thu hồi hóa đơn
Nghiêm trọng nhất: KHÓA MÃ SỐ THUẾ

8. Xây dựng hồ sơ nội bộ chủ động ứng phó thanh tra

Hồ sơ cần chuẩn bị sẵn sàng

Hồ sơ lao động: HĐLĐ, bảng lương, bảng chấm công, đóng BHXH
Hồ sơ thuế: tờ khai, chứng từ nộp thuế, biên bản kiểm tra (nếu có)
Hồ sơ kế toán: chứng từ chi tiêu, sổ sách kế toán
Hồ sơ hoạt động: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu

Lợi ích của việc chuẩn bị trước

Giảm thời gian và áp lực khi bị thanh tra đột xuất
Hạn chế rủi ro bị phạt do không cung cấp được tài liệu
Chứng minh tính minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp

Tần suất rà soát hồ sơ

Định kỳ hàng quý để đảm bảo đầy đủ và cập nhật
Đặc biệt chú ý các giai đoạn có khả năng cao bị thanh tra (sau thành lập, khi có hoàn thuế, khi ngành nghề kinh doanh thuộc diện trọng điểm)

9. Tuân thủ quy định về con dấu và giấy phép kinh doanh

Quy định về con dấu doanh nghiệp

Thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh
Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Kể từ 01/01/2021, doanh nghiệp được tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu

Giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện

Rà soát ngành nghề kinh doanh đã đăng ký
Xác định các ngành nghề cần giấy phép đặc biệt
Hoàn tất thủ tục xin cấp phép trước khi tiến hành hoạt động

Hậu quả của việc không tuân thủ

Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng
Đình chỉ hoạt động kinh doanh ngành nghề chưa được cấp phép
Trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị thu hồi giấy phép kinh doanh

10. Lập kế hoạch tài chính và dòng tiền 12 tháng

Tầm quan trọng của kế hoạch tài chính

80% doanh nghiệp thất bại trong 5 năm đầu do không kiểm soát được dòng tiền
Dự báo trước các khoản chi phí cố định và biến đổi
Lập kế hoạch cho các nghĩa vụ tài chính định kỳ (thuế, lương, BHXH)

Các thành phần chính của kế hoạch

Dự báo doanh thu và chi phí theo tháng/quý
Kế hoạch đầu tư, mua sắm tài sản
Dự phòng cho các tình huống khẩn cấp
Chiến lược tài chính cho tăng trưởng

Lợi ích thiết thực

Chủ động trong việc điều hành doanh nghiệp
Tránh tình trạng thiếu hụt vốn đột ngột
Có cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh
Dễ dàng thuyết phục nhà đầu tư, đối tác khi cần

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý trong 6 tháng đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh những rủi ro về mặt pháp lý, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua các thủ tục này vì cho rằng chúng phức tạp và tốn thời gian. Tuy nhiên, hậu quả của việc không tuân thủ có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều lần so với chi phí và thời gian bỏ ra ban đầu.

Hãy nhớ rằng: "Đầu tư vào tuân thủ pháp lý là đầu tư vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp."